Bohemia Energy

CZ | EN

"Přes revoluční systém uzavírání smluv prostřednictvím tabletů naši obchodní zástupci během prvních 6 měsíců uzavřeli více než 40 tisíc smluv."

Jiří Písařík, jednatel Bohemia Energy

   
 

Společnost Bohemia Energy, největší alternativní dodavatel energií v České republice, úspěšně realizovala přechod od papírových formulářů k plně elektronickému uzavírání nových smluv prostřednictvím tabletů. Inovativní řešení, přineslo významné zvýšení efektivity obchodních zástupců za současného výrazného zrychlení a zlevnění souvisejících procesů.

Pro získávání nových klientů Bohemia Energy kromě dalších nástrojů využívá také rozsáhlou síť obchodních zástupců. Komunikace s potenciálními novými zákazníky obvykle probíhá formou osobního setkání přímo u klientů. Během jednání prodejci až doposud používali ceníky, formuláře a další dokumenty v papírové podobě.

 

Cíl projektu – zefektivnění
uzavírání nových smluv


Činnost obchodních zástupců byla zatížena velkým objemem pracovních úkonů vykonávaných jak samotnými obchodními zástupci, tak následně pracovníky backoffice a callcentra. Uzavírání nových smluv se neobešlo bez nutnosti tisknout obrovská množství papírových formulářů, ceníků a dalších materiálů. Veškeré související činnosti byly zdlouhavé a náchylné k chybovosti. Celý proces spojený s uzavřením smlouvy byl zkrácen ze 14 dnů na pouhé 2 dny.

Hlavní součásti řešení

Mobilní aplikace pro tablety

Stěžejní součástí řešení je mobilní aplikace pro tablety, pomocí které mohou obchodní zástupci vykonávat veškeré činnosti spojené s uzavíráním nových smluv. Prostřednictvím mobilní aplikace prodejce zákazníkovi představí nabídku, vyplní informace o zákazníkovi, který nakonec přímo na displeji tabletu právě uzavíraný kontrakt podepíše.

Vyplněný a podepsaný dokument je vzápětí prostřednictvím internetu automaticky odeslán do příslušné databáze Bohemia Energy.

Hromadná správa mobilních zařízení (mobile device management)

Bohemia Energy vybavila všech svých téměř 500 obchodních zástupců tablety, na kterých je nainstalována mobilní aplikace Bohemia Energy. Celá flotila tabletů je centrálně spravována prostřednictvím nástroje AirWatch, jehož implementace byla nedílnou součástí celého řešení.

AirWatch je současnou špičkou mezi nástroji pro hromadnou správu mobilních zařízení. Díky jeho implementaci byla zajištěna možnost na dálku řídit aktualizace mobilní aplikace Bohemia Energy a vyřešit otázky spojené s bezpečnostními riziky na mobilním zařízení. Obchodní zástupci mají na tabletu přístup pouze k aplikaci Bohemia Energy, kalendáři a kalkulačce. Používání webového prohlížeče je omezeno na omezenou množinu domén, do tabletu nelze stahovat a instalovat žádné jiné aplikace. Při ztrátě nebo odcizení je možné tablet na dálku kompletně smazat. Veškerá tato opatření slouží k zajištění maximální bezpečnosti a ochrany firemních dat.

Partnerský portál

Nedílnou součástí řešení je webová aplikace pro správu uzavřených smluv a obchodních zástupců. Prostřednictvím pohodlného webového rozhraní mohou pracovníci backoffice provádět veškeré činnosti související s procesem uzavírání smluv. Jedná se především o kontrolu kontraktů z hlediska formální správnosti, eliminaci případných překlepů nebo doplnění případných chybějících údajů.

Portál slouží rovněž k administraci obchodních zástupců. Webová aplikace nabízí detailní informace o jednotlivých členech obchodního týmu, aktivitu jednotlivých prodejců lze sledovat na přehledných mapách. Aplikace je schopná rovněž odhalit jejich případné nepoctivé chování, řešení efektivně přispívá k eliminaci fraudů.

Integrační vrstva

Propojení všech součástí řešení se stávajícími IT systémy společnosti bylo realizováno prostřednictvím integrační vrstvy. Tato součást řešení se stará o výměnu dat mezi mobilní aplikací, partnerským portálem a IT infrastrukturou Bohemia Energy s důrazem na škálovatelnost, rychlost, bezpečnost a bezproblémovou rozšiřitelnost v budoucnu.

Řešení vyvinula společnost eMan (www.eMan.cz)

 

Přínosy řešení

  • Zrychlení procesů spojených s uzavřením smlouvy z původních 14 dnů na pouhé 2 dny.
  • Zefektivnění procesů, snížení nákladů na backoffice.
  • Úspora nákladů na tisk a distribuci papírových dokumentů (objednávkové formuláře, ceníky, obchodní podmínky aj.).
  • Velké snížení chybovosti díky zapisování vstupních dat v elektronické podobě.
  • Větší transparentnost a možnosti kontroly fungování sítě obchodních zástupců.
  • Významné snížení prostoru pro vznik fraudů v případě nepoctivého chování obchodních zástupců.
  • Standardizace obchodních procesů díky tomu, že jsou prodejci vedeni celým procesem uzavírání smlouvy mobilní aplikací.
  • Podrobné reporty slouží jako podpůrný nástroj pro další zefektivňování obchodní sítě.
  • Vyšší komfort vyplňování smluv pro obchodní zástupce.

Implementace

1) Analýza, specifikace,
integrace s existujícími
systémy (2014)

2) Návrh technologií a
infrastruktury

3) Popis stávájících
procesů spojených s
uzavíráním nových smluv

4) Vývoj mobilní aplikace a
partnerského portálu a
integrace se stávající
infrastrukturou

5) Testování

6) Pilotní provoz
s interními zaměstnanci

7) Nasazení do ostrého
provozu (červen 2014)

8) Sbírání připomínek a
požadavků z reálného
provozu a jejich
implementace

9) Servis

Fakta o projektu


Mobilní aplikace
Vyvinuto pro tablety s OS Android
Nasazeno na 500 tabletech
 
Mobile Device Management
Použito přední světové řešení AirWatch
 
Partnerský portál
Vyvinuto na platformě Ruby On Rails
 

Délka realizace
7 měsíců
 
Spuštění ostrého provozu
Červen 2014
 
Náklady na realizaci
Jednotky mil. korun
 

Počet uzavřených smluv
40 000 smluv za prvních 6 měsíců
 
Zkrácení procesů spojených s
uzavřením smlouvy

Z původních 14 zkráceno
na 2 dny
 
Návratnost investice
< 2 roky
 

Zajímalo by Vás, jak by podobné řešení
mohlo vypadat ve Vaší společnosti?


Kontaktujte nás:

Michal Dolina
Mobil: +420 604 251 347
dolina@isetos.cz