Kancelářský balík Apple iWork


Jan Březina, certifikovaný trenér Applu

Hlavními přednostmi všech řešení od společnosti Apple jsou jednoduchost a elegance. A přesně to platí i o aplikacích Pages, Numbers a Keynote, která dohromady tvoří kancelářský balík iWork. Ten dostanete zdarma ke všem počítačům i mobilním zařízením od Applu. Co nabízí a pro koho je vhodný?

 


Jak získat aplikace z balíku iWork?

Všechny tři aplikace jsou k dispozici pro macOS, iPadOS i iOS. Dokonce existuje i jejich webová podoba, která je součástí webového portálu iCloud.com. Aplikace jsou plně lokalizovány do češtiny, takže všechny ovládací prvky, písma a šablony bez problémů fungují v našem národním jazyce. A co je nejdůležitější, celý balík iWork je k dispozici zdarma k jakémkoli Apple počítači, telefonu či tabletu.

Na většině zařízení jsou aplikace předinstalovány již od výrobce, takže je máte okamžitě k dispozici. Licence pro jejich používání je vázána ke konkrétnímu kusu hardwaru a vašemu AppleID. Když si koupíte nový Mac, iPhone či iPad, dostanete novou.

Pokud Pages, Numbers či Keynote chybí, můžete si je bezplatně stáhnout z App Store na iPhonech a iPadech nebo z Mac App Store na Macu. Stačí v příslušném obchodě zadat do vyhledávání jméno aplikace a bude vám nabídnuto bezplatné stažení. To platí i v situaci, kdy si aplikaci z jakéhokoli důvodu sami smažete.

Jsou dvě situace, kdy můžete narazit na problém. Tou první je, když koupíte starší zařízení, ve kterém iWork byly a původní majitel je smazal. Obchod vám v takovém případě může ohlásit, že počítač byl registrován k jinému AppleID a aplikace není možné stáhnout. V takovém případě stačí zavolat na technickou podporu Applu a oni registraci opraví.
 
Druhým problémem může být stará verze operačního systému. Apple aplikace z balíku iWork pravidelně aktualizuje a tudíž na starší verze systému nemusí jít nejnovější aplikace nainstalovat. Řešením je aktualizovat operační systém, což je služba, kterou opět Apple nabízí zcela zdarma.

 


Pro koho jsou iWork vhodné

Balík je vhodný jak pro domácí, školní i firemní použití. V tomto ohledu nejste nijak limitováni ani licencí, ani funkcemi. Obecně platí, že všechny tři aplikace mají jednoduché, čisté uživatelské rozhraní, takže je o něco jednodušší naučit se pracovat s nimi než s MS Office. Pokud vám nevyhovuje komplexnost Wordu, Excelu či PowerPointu, tak budete z iWork nadšení. Navíc všechny tři aplikace jsou skvěle provázány s operačním systémem, ostatními aplikacemi i s iCloudem. Takže pokud vám vyhovuje ekosystém Applu a jeho přístup k ovládání aplikací, tak jsou iWork balíkem právě pro vás.

Jsou to maličkosti, které jej odlišují od konkurence. Elegantnější šablony vám pomohou udělat hezčí tabulky nebo třeba letáky. To, že nikdy nepřijdete o rozpracovaný dokument, ani když aplikaci vypnete před jeho uložením je opravdu užitečná vlastnost. A uživatelské rozhraní je tak podobné mezi jednotlivými aplikacemi, že když se naučíte s Pages, tak umíte ovládat 80% funkcí Numbers a obráceně.

iWork v poslední aktualizaci výrazně vylepšili týmovou spolupráci, takže se dají velmi efektivně nasadit i do firemního prostředí, kde víc uživatelů potřebuje pracovat s jedním souborem. Nové nastavení sdílení, oprávnění a třeba ukládání historie změn snese srovnání s G Suite nebo MS Office.

 


Pro koho iWork vhodné nejsou

Pokud jste zvyklí každodenně používat Word, Excel, PowerPoint a považujete se za pokročilé uživatele, pak asi nemá smysl se učit vše od znova. Přestože je ovládání iWork jednoduché, je v mnoha ohledech jiné a přeučit se z Office na iWork nějaký čas zabere.

Stejně tak, pokud žijete v multiplatformním prostředí a potřebujete si s kolegy každodenně vyměňovat soubory ve formátech DOC, XLS a PPT, tak není iWork nejlepší volba. Pages umí načíst dokument z Wordu, Numbers zvládnou otevřít tabulku z Excelu a Keynote si poradí s PowerPointem, ale vnitřní struktura souborů je trochu odlišná, takže skoro vždy dochází při převodech k drobným změnám vzhledu a někdy i funkčnosti. Microsoft Excel umí funkce, které Numbers nezvládnou, zejména v oblasti statistiky. PowerPoint má trochu jiné animace než Keynote. Takže pokud potřebujete pravidelně spolupracovat s Windows uživateli na office dokumentech, nainstalujte si raději Microsoft Office pro Mac či iPad.

A poslední variantou, kdy nevolit iWork je situace, kdy potřebujete pokročilé funkce, které zejména v Numbers chybí. Pages a Keynote si nezadají s Wordem a PowePointem ve většině situací. Svou poslední eknihu jsem kompletně napsal, vysadil a vydal z Pages. V případě Numbers si vývojáři Applu uvědomili, že největším problémem Excelu pro běžné uživatele je jeho komplikovanost a komplexnost. Proto se rozhodli Numbers maximálně zjednodušit. To ocení běžní uživatelé, kteří si potřebují udělat jednoduchou tabulku. Bohužel to zároveň znamená nepřekonatelnou barieru pro náročné statistiky, matematiky nebo třeba i manažery.

 


iWork a iCloud jsou skvěle sehraná dvojka

Než se pustíme do popisu jednotlivých aplikací, je dobré se rozhodnout, jakým způsobem a kam budete ukládat výsledky své práce. Aplikace vás v tomto ohledu nijak neomezují, takže dokumenty můžete ukládat na lokální úložiště, externí disk, NAS a nebo na cloud. A právě spojení iCloudu a iWork přináší řadu výhod.

Pokud máte víc Apple zařízení než jedno, měl by být iCloud skoro povinností. Cokoli, co uložíte na iCloudDrive je automaticky přístupné ze všech zařízení, na kterých máte přihlášené stejné AppleID. To znamená, že se vám už nikdy nestane, že byste neměli svá data po ruce. Můžete připravit tabulku na počítači a pak do ní doplňovat data v terénu na iPhone či iPadu. Stejně jednoduše můžete kdykoli a kdekoli vzít připravený dokument a odeslat jej z kteréhokoli zařízení třeba emailem. Takže když zapomenete odeslat do školy vypracovaný úkol, můžete to napravit během pár minut z iPhone třeba v tramvaji.

iCloud je synchronizační služba, takže se stará nejen o to, abyste všude měli přístup ke všem datům, ale i o to, aby byla aktuální. S iCloudem se vám nikdy nemůže stát, že byste si přepsali novější verzi dokumentu starší a přišli tak o část práce. Existuje jen jedna verze, ta nejnovější a o vše se stará iCloud.
 
Dokonce i když máte jen jedno Apple zařízení, má smysl iCloud s iWork používat. Nevyužijete synchronizaci, ale pořád vám iCloud bude sloužit jako rychlá a spolehlivá záloha. Pokud by se cokoli stalo s vaši zařízením, vaše data jsou zálohována na serverech Applu. Je jedno, jestli půjde o fyzické selhání zařízení, krádež, povodeň, ztrátu nebo třeba útok hackera. Bohužel všechny tyto situace mohou nastat a iCloud vám v nich pomůže. Dokumenty vytvářené v iWork většinou nejsou nijak velké, takže i se základním a bezplatným 5GB tarifem můžete vystačit překvapivě dlouho.

 


Jak je to s kompatibilitou

Aplikace Pages, Numbers a Keynote mají svůj vlastní formát souborů, který nejde otevřít v jiném kancelářském balíku. Takže když někomu pošlete soubor ve formátu Pages, půjde otevřít zase jen v Pages. Pro Apple uživatele to nebude problém, protože iWork mají k dispozici zdarma stejně jako vy. Na Windows iWork neexistuje, takže existují jen dvě možnosti. Buď může adresát dokument otevřít pomocí webové verze aplikací z iCloud.com nebo mu musíte dokumenty převést do formátu, který otevřít umí. Práce přes web funguje i na Windows, ale není příliš pohodlná. Pro kontrolu dokumentu stačí, ale každodenní práce by asi nikoho dlouho nebavila.

Naštěstí všechny tři aplikace umí export do formátu PDF, který 100% zachová podobu dokumentu. PDF je ideálním formátem pro výstup, protože vypadá na všech zařízeních stejně a prakticky neumožňuje úpravy již hotového výsledku. Pokud potřebujete naopak spolupracovat a společně měnit obsah dokumentu, je lepší sáhnout po exportu do formátu MS Office. Pages umí exportovat do DOC, Numbers do XLS a Keynote do PPT. Jen je potřeba mít na mysli, že stejně jako je tomu u importu, tak i export může znamenat změny ve visuální podobě dokumentu.